Datenschutzerklärung
1. Allgemeines
Der Datenschutz hat seit langem für den Hessisch-Waldeckischen Gebirgsverein Kassel e.V. (HWGV Kassel e.V.) einen hohen Stellenwert. Bereits in 2010 wurde der Schutz personenbezogener Daten der Vereinsmitglieder in der Satzung des HWGV verankert. Darüber hinaus wurden vom Vorstand die notwendigen Einzelregelungen zur Umsetzung des Datenschutzes beschlossen.
Seit dem 25. Mai 2018 ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geltendes Recht, die den Umgang mit personenbezogenen Daten in allen Mitgliedstaaten der EU einheitlich regelt.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim HWGV Kassel e.V. sind somit ab 25.5.18 die EU-DSVGO und das BDSG-neu.
2. Datenschutzrechtliche Grundsätze
Der Datenschutz soll jedem Bürger Schutz vor missbräuchlicher Datenverarbeitung und den Schutz der Privatsphäre garantieren. Aus diesem Grund ist die Verarbeitung oder das Verwenden von personenbezogenen Daten grundsätzlich verboten, es sei denn
- es liegt eine Einwilligung des Betroffenen gem. Art. 6 Abs. 1 lit.a EU-DSGVO vor oder
- die Verarbeitung wird durch eine rechtliche Grundlage nach 6 Abs. 1 lit. b und lit. f der EU-DSGVO legitimiert, wonach alle Daten erhoben werden dürfen, die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder notwendig sind.
Im Sinne der Datenschutzgrundsätze sollen in jedem Fall so wenige Daten wie möglich erhoben werden und diese dann auch nur mit der Kenntnis des Betroffenen. Die Daten unterliegen einer Zweckbindung und sind zu löschen, sobald der Zweck der Erhebung bzw. Verarbeitung nicht mehr besteht. Zudem sind technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die eine miss-bräuchliche Datenverarbeitung verhindern.
Die von der Datenverarbeitung betroffenen Personen sind über die Risiken, Vorschriften, Rechte und Garantien im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren und darüber aufzuklären, wie sie ihre diesbezüglichen Rechte geltend machen können.
3. Personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder
Personenbezogene Daten sind alle Daten, die eine Person beschreiben und sie damit identifizier-bar machen wie beispielsweise
- Name, Geburtsdatum, Alter, Familienstand, Austrittsdatum, Sterbedatum
- Anschrift, Telefon-/Handynummer, E-Mail-Adresse,
- Kenntnisse, Fähigkeiten und Funktionen im Verein
- Bankverbindung, Zahlungsart, Zahlungsdaten
- Fotos, Video- und Tonbandaufnahmen,
- Datum des Vereinsbeitritts
Personenbezogene Daten werden im HWGV Kassel e.V. nicht ohne Zustimmung der Betroffenen an Dritte weitergeleitet, es sei denn, der Verein ist aufgrund gesetzlicher Vorschriften zu einer Herausgabe verpflichtet.
4. Datenschutzinformationen des HWGV Kassel e.V.
Werden personenbezogene Daten erhoben bzw. verarbeitet, so hat der Verein aus Gründen der Transparenz von Datenverarbeitungsprozessen den Betroffenen zum Zeitpunkt der Datenerhebung über die Datenverarbeitung in Kenntnis zu setzen.
Der HWGV Kassel e.V. informiert aus diesem Grund darüber, dass die von den Neumitgliedern in der Beitrittserklärung angegebenen personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum sowie ggf. Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Bankverbindung) sowie Eintritts-, Austrittsdatum und die Funktionen im Verein auf den EDV-Systemen des HWGV Kassel e.V. gespeichert und für Verwaltungszwecke des Vereins verarbeitet und genutzt werden.
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist dabei der HWGV Kassel e.V., vertreten durch seinen Vorsitzenden bzw. dessen Stellvertreter.
Der HWGV Kassel e.V. ist Mitglied des Hessisch-Waldeckischen Gebirgs- und Heimatvereins (Gesamtverein) mit Sitz in Kassel, an den im Rahmen der satzungsmäßigen Aufgaben auch Daten für statistische Zwecke (jedoch ohne Personenbezug) weitergegeben werden.
Zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben innerhalb der Verbandsstrukturen werden zudem die Namen von Vorstands- und Beiratsmitgliedern sowie deren Kontaktdaten an den Deutschen Wanderverband (DWV) und den Landesverband Hessen des DWV weitergegeben.
Darüber hinaus veröffentlicht der HWGV Kassel e.V. die Kontaktdaten seiner Vorstands – und Beiratsmitglieder sowie der Mitgliederverwaltung auch auf der Internetseite des Vereins.
Neben der rein informatorischen Nutzung der Website bietet der Verein weitere, zusätzliche Leistungen an, die Interessenten nutzen können. Dazu müssen vom Nutzer ggfls. weitere Daten angegeben werden, die zur Erbringung der jeweiligen Leistung notwendig sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass die Herausgabe dieser Daten auf freiwilliger Basis erfolgt und an den jeweils genannten Zweck gebunden ist.
In Einzelfällen bedient sich der Verein bei der Verarbeitung von Mitgliederdaten externer Dienstleister. Diese werden sorgfältig ausgewählt und agieren nur auf Weisung des Vereins.
Hierzu gehört zum einen der Bernecker Verlag in Melsungen, der den bezugsberechtigten Mitgliedern regelmäßig das Mitteilungsblatt „Hessischer Gebirgsbote“ zusendet. Zu diesem Zweck werden dem Verlag die Adressdaten der Mitglieder übermittelt. Auch der Du-Lac-Verlag in Kassel, welcher das Veranstaltungsprogramm erstellt, erhält Mitgliederdaten, und zwar die Namen der Wanderführer/Innen bzw. die Namen, Funktionen und Telefonnummern der Vorstandsmitglieder.
Nach einer Beendigung der Mitgliedschaft werden die personenbezogenen Daten der Mitglieder gelöscht, soweit sie nicht, entsprechend steuerrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Vorgaben, aufbewahrt werden müssen. Hiervon sind die Daten ehemaliger Funktionsträger und Mitglieder mit Ehrungen des HWGV und des HWGHV ausgenommen, die weiterhin elektronisch archiviert werden.
Daten mit Steuer-, Finanz- bzw. Rechnungslegungsrelevanz werden für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt, weitergehende Aufbewahrungsfristen sind vereinsintern definiert und dem Verzeichnis der Verarbeitungen zu entnehmen.
Der HWGV Kassel e.V. sichert seinen Mitgliedern zu, ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Eine Nutzung dieser Daten für Werbezwecke findet weder durch den HWGV Kassel e.V. noch dessen übergeordnete Verbandsstrukturen statt.
Alle Mitglieder erkennen die Satzung in sämtlichen Punkten an und nehmen zur Kenntnis, dass mit einer Mitgliedschaft beim HWGV Kassel e.V. die Abgabe einer standardisierten Einwilligungs-erklärung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten gem. EU-DSGVO und BDSG erforderlich ist. Mit der Unterzeichnung dieser Erklärung wird bestätigt, dass die ebenfalls ausgehändigten Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen und akzeptiert werden.
Die Mitglieder werden außerdem darüber informiert, dass der HWGV Kassel e.V. ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer (sofern freiwillig angegeben) intern zum Zwecke der allgemeinen Vereinskommunikation nutzt. Eine Übermittlung der E-Mail-Adresse und Telefonnummer an Dritte ist dabei ausgeschlossen.
5. Wahrung der Betroffenenrechte
Jede Person, deren Daten beim HWGV Kassel e.V. erhoben bzw. verarbeitet werden, hat folgende Rechte:
Recht auf Auskunft nach Art. 15 der EU-DSGVO:
Sie können erfragen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben.
Recht auf Berichtigung nach Art. 16 der EU-DSGVO:
Sie können unrichtige Angaben korrigieren lassen.
Recht auf Löschung (Vergessenwerden) nach Art. 17 der EU-DSGVO:
Sie können jederzeit Ihre personenbezogenen Daten löschen lassen, soweit sie von uns nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufzubewahren sind.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 der EU-DSGVO:
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn z. B. die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird.
Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 der EU-DSGVO:
Sie können verlangen, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.
Recht auf Widerspruch nach Art. 21 der EU-DSGVO:
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen.
Recht auf Widerruf nach Art. 7 Abs. 3 der EU-DSGVO:
Sie können die freiwillig erteilte Einwilligung zu Verarbeitung ihrer Daten jederzeit widerrufen.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs. 1 der EU-DSGVO:
Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren.
Die Aufsichtsbehörde in Hessen ist der
Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: 0611 1408-0
Telefax: 0611 1408-611
E-Mail: Poststelle@datenschutz.hessen.de
6. Foto- / Videoaufnahmen bei Veranstaltungen und Terminen des HWGV Kassel e.V.
Bei Tages- und Mehrtageswanderungen sowie bei sonstigen Veranstaltungen werden Fotos und Videoaufnahmen erstellt, die in Publikationen (z.B. Vereinszeitschrift, Broschüren etc.), Pressemitteilungen und auf den Internetseiten des Vereins veröffentlicht werden. Durch die Erstellung dieser Fotos und Videoaufnahmen mit digitalen Geräten werden personenbezogene Daten der Mitglieder erhoben.
Werden bei einer Veranstaltung des Vereins Fotos oder Videoaufnahmen erstellt, werden die Mitglieder daher im Vorfeld darüber informiert, so dass sie der Verarbeitung ggf. widersprechen können.
Weiterhin informiert der HWGV Kassel e.V. darüber, dass diese Fotos und Videos von Veranstaltungen und Vereinsaktivitäten zu Archivzwecken dauerhaft gespeichert werden.
7. Hosting der Webseite www.hwgv-kassel.de
Die Webseite www.hwgv-kassel.de wird in Deutschland auf Webservern der Firma Strato AG verarbeitet.
8. Erhebung personenbezogener Daten bei Besuch der Vereins-Webseite
Bei der ausschließlich informatorischen Nutzung der Webseite des HWGV Kassel e.V. werden von den Nutzern nur die personenbezogenen Daten erhoben, die der Browser an den Vereins-eigenen Server übermittelt.
Beim Zugriff auf die Webseite des Vereins werden folgende Daten erhoben:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
- Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
- Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
- jeweils übertragene Datenmenge
- Website, von der die Anforderung kommt
- Browser
- Betriebssystem und dessen Oberfläche
- Sprache und Version der Browsersoftware.
Diese Angaben sind technisch erforderlich, um den Nutzern die Vereins-Webseite anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit der Webseite zu gewährleisten.
Insofern erhebt und nutzt der Verein diese Daten nur, soweit es die Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite erforderlich macht. Ist es in diesem Zusammenhang notwendig, dass diese Nutzerdaten an den Hosting-Dienstleister dieser Internetseite weitergegeben werden, ist sichergestellt, dass dieser Dienstleister die personenbezogenen Daten nur nach Weisung des HWGV Kassel e.V. verarbeitet.
Grundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO, der die Verarbeitung von Daten, die aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen erforderlich sind, gestattet.
Es wird darauf hingewiesen, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist insofern nicht möglich.
Die Formulare, die der Verein auf seiner Webseite zum Download zur Verfügung stellt, können ohne Angabe personenbezogener Daten heruntergeladen werden.
Es wird darauf hingewiesen, dass auf der Internetseite des HWGV Kassel e.V. weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch eine Profilbildung stattfindet.
Kassel, den 21.01.2020
Der Vorstand des HWGV Kassel e.V.